Comparativo con RQ
Para generar Órdenes de Compra o Contratos también primero debemos generar un Comparativo.
Tenemos 2 tipos de comparativos que podemos crear:
- Comparativo CON RQ (Requerimiento de Compra): Cuando tenemos un Requerimiento de Compra previamente aprobado, del que marcaremos los productos que necesitemos para poder crear el Comparativo.
- Comparativo SIN RQ: Usaremos este tipo de Comparativo, cuando no tengamos un Requerimiento de Compra previamente aprobado.
Revisaremos la primera COMPARATIVO CON REQUERIMIENTO DE COMPRA
Vamos a Ingresar a Procesos / Comparativo y vamos a presionar el botón de Nuevo (Comparativo):
De acuerdo con nuestro perfil tendremos acceso a marcar país y delegación, podemos luego marcar todas las OTs o solo alguna dependiendo de si vamos a marcar un Requerimiento de Compra (en adelante RQ), de una OT en particular o varios productos de diferentes Requerimientos:
Marcamos Varias OTs para seleccionar productos de diferentes RQ
Marcamos los productos que tienen diferentes OTs como se aprecia:
Ya que marcamos todas las OTs en la siguiente ventana (paso2), tenemos la opción de marcar la OT con la que queremos elaborar nuestro Comparativo:
Lo siguiente a realizar es verificar si necesitamos crear el comparativo con el total de productos o servicios de la RQ seleccionadas, o solo con una parte en cuyo caso editamos dicha cantidad por una cantidad menor:
Podemos observar que hemos elegido incluso una OT distinta a las OTs de las RQs seleccionadas, luego procedemos a subir las cotizaciones que hemos tenidos de los diferentes proveedores y también el Comparativo de dichas cotizaciones entre proveedores:
Cabe indicar que los documentos adjuntos se pueden subir en este momento o cuando ingresamos los datos del proveedor.
Procedemos a ingresar el nombre del proveedor, el tipo de moneda, los términos de pago, la forma de pago y cuenta bancaria si lo tuviera:
Ingresamos el precio del producto y si va a tener o no algún tipo de impuesto:
La siguiente parte que se debe agregar solo estará activa si la OT tiene activado la opción de PRESUPUESTOS.
La lista de Proyectos que aparecen será de las OTs a las que tienes acceso de acuerdo con el perfil:
Luego marcamos la tarea a la que queremos asignar el importe total o una parte de ella.
Observamos que el sistema automáticamente pone como importe el monto actualizado del saldo total que tiene la tarea, que estamos seleccionando:
O podemos ingresar un monto de manera manual si lo que necesitamos es agregar a diferentes tareas del mismo proyecto (u otro) las diferentes cantidades para luego quedar con un pendiente en cero:
La siguiente sección que llenar es Entrega, en la que vamos a ingresar el nombre del Almacén, las condiciones de entrega, la fecha posible de entrega y la dirección de entrega.
Y la última sección a ingresar son los Comentarios del Comparativo, que también traerá la información de los Requerimientos Seleccionados y podemos grabar los datos de nuestro Comparativo. Hay que recordar que, si no hemos subido nuestra cotización y comparativos en formato PDF, podemos realizarlo antes de grabar.
2) Marcamos una sola OT
Se observa que solo tenemos la OT marcado con la que se asignará al comparativo:
Se genera el comparativo y procedemos a ingresar los datos del proveedor, almacén, etc. Como ya lo revisamos pasos atrás cuando escogimos varias OTs.
Registrado el comparativo podemos subir hasta este instante antes de enviar hacia aprobación los documentos en formato PDF, vale decir nuestra cotización de proveedores y el comparativo entre ellos, que será revisado por el aprobador.
Realizado todo ello, se deriva hacia aprobación:
Sale la ventana con los flujos, si tuviera más de uno; si fuera solo un flujo, se deriva directamente a ese único:
Una vez derivado, si el registro todavía estuviera en estado Abierto o en estado En Aprobación (sin que nadie del flujo lo haya aprobado aún), podemos “Reelegir Flujo” tanto el usuario solicitante (es decir desde Procesos/Comparativo), como el usuario aprobador (Workflow/Comparativo):
Asimismo, una vez registrado el comparativo puedo Cancelar Flujo solo si se encuentra en estado En Aprobación (solo si no ha sido aprobado por una primera persona del flujo en caso de varios aprobadores), esto lo puede hacer nuevamente el usuario aprobador y el solicitante:
Cuando se cancela un registro, este registro vuelve al estado Aprobado para poder ser editado.