Contratos ( Con y sin Orden de Compra)
CONTRATO SIN ORDEN DE COMPRA
Para generar Contrato SIN Orden de Compra, que se usa cuando tenemos un servicio con el que controlaremos montos con valorizaciones. Primero debemos haber generado un Comparativo previamente (con o sin RQ) y que este fuera aprobado, pero sin haber sido digitalizado, vale decir su estado será En Digitalización:
Ingresamos el Responsable que es de obligatoriedad, pero si lo necesitamos podemos agregar al Responsable Legal o Apoderado(s):
El sistema te pide confirmación:
El estado será nuevamente En Digitalización pero el tipo de Compra ya no será Comparativo sino Contrato:
El siguiente paso es Digitalizar el Contrato, para ello se ingresa a Procesos / Contratos-PedidoCompra:
Se carga el Contrato que ha sido firmado por los proveedores y Cobra, en formato PDF:
Cargado el documento que vamos a digitalizar y lego de presionar guardar, el sistema nos pedirá confirmación:
Una vez digitalizado el estado de la solicitud queda Aprobado:
Los Contratos sin Orden de Compra al ser servicios, se deben valorizar de acuerdo con lo pactado que puede ser en 1, 2, x meses o directamente en una sola vez. Para ello veremos la sección de Valorizar Contrato.
Pero antes podemos programar nuestros pagos (valorizaciones). Tener en cuenta que solo se programa cuando la OT NO TIENE activo el presupuesto o Proyecto:
Quedando las programaciones programadas en partes iguales:
También se puede programar con diferentes montos los meses del contrato, para eso primero buscamos la fecha, luego el periodo, ingresamos un monto:
Se agrega la información de cada valorización:
Valorizar un Contrato
Para gestionar las valorizaciones de los servicios del contrato vamos a ingresar a Procesos/Valorización-Recepción:
Y si la OT tiene activo presupuestos (proyectos), el ajuste también se debe distribuir:
Al ajuste se le debe poner una fecha y un periodo, además de la observación y agregar:
Entonces Valorizamos y realizamos Ajustes a nuestro contrato SIN Orden de Compra que luego podemos facturar:
Quedando la información en la opción Valorizar para poder revisar la información:
CONTRATO CON ORDEN DE COMPRA
Para generar Contrato CON Orden de Compra con el que debas controlar producto y cantidades esta opción, también llamado Contrato Con PEDIDO. Primero debemos haber generado un Comparativo previamente (con o sin RQ) y que este fuera aprobado, pero sin haber sido digitalizado, vale decir su estado será En Digitalización:
Al marcar la opción del contrato, se debe marcar la opción de Asociar Orden de Compra, que luego de digitalizar tendremos que generar una o más órdenes de Compra a partir de este contrato. También se puede marcar si es o no un Contrato Marco, es decir que el contrato puede ser usado por todos los usuarios del mismo país que tenga configurado en su perfil la delegación del Contrato. Se debe llenar las 3 secciones del contrato:
Ingresamos el Responsable que es de obligatoriedad, pero si lo necesitamos podemos agregar al Responsable Legal o Apoderado(s):
Y en la sección Contable, es indispensable ingresar el grupo contable del proveedor y el tipo de servicio, para finalmente GUARDAR:
Quedando como tipo Contrato aún en estado En Digitalización, hasta subir el documento firmado en formato PDF:
El siguiente paso es Digitalizar el Contrato, para ello se ingresa a Procesos / Contratos-PedidoCompra:
Primero se digitaliza el contrato y luego se genera la Orden de Compra:
Se abre una ventana en la que se selecciona uno o varios productos:
Luego validamos la cantidad del producto(s), se puede usar todo o solo una parte:
La tercera parte se activará solo cuando la OT del contrato se encuentre activa la opción de presupuesto o proyecto:
Al generar la orden de compra, también se requiere digitalizar el documento:
Una vez tengamos la Orden de Compra digitalizada, se encuentra Aprobado y se debe recepcionar los productos tal cual una Orden de Compra normal:
