Distribución Facturas
Para empezar a distribuir o redistribuir una factura, tener en cuenta que la acción se realiza desde la aprobación de Factura, al momento de asociar.
Revisamos la Factura pendiente por aprobar, puede estar asociada a un Contrato (valorización) o a una Orden de Compra (Recepción)
FACTURA ASOCIADA A UN CONTRATO
Con Presupuestos: Si el CONTRATO, se encuentra asociada a un Proyecto o Presupuesto, la distribución que hagamos será hacia una tarea diferente o incluso a un proyecto distinto de la misma OT o de diferente:
1. Primero se debe ingresar a la opción de ASOCIAR:
2.Luego vamos a ingresar el monto de acuerdo a lo que pide la factura y el contrato:
3. Luego para distribuir podemos dejarlo tal cual llega desde la valorización de mi contrato :
O podemos redistribuir dichos montos a nuevos proyectos y tareas, incluso de una diferente OT. Tener en cuenta que las opciones de tareas y proyectos aparecen de acuerdo a lo que tiene configurado al perfil de aprobador:
Sin Presupuestos: Cuando se tiene un CONTRATO y no trabajamos con presupuestos o proyectos, las distribuciones o redistribuciones se van a realizar a nivel de OTs y delegaciones:
- En primer lugar siempre se ingresa al botón ASOCIAR
2.Luego se procede con la asociación de la factura, para ello revisamos el número del documento y el monto, ya que puede suceder que tenemos más de un contrato para con un proveedor:
3. Para distribuir un contrato podemos optar por dejar tal cual llega desde la valorización, en cuyo caso simplemente presionamos las fechad dobles en verde:
O si necesitamos redistribuir pues procedemos a marcar el cuadrado, para luego empezar a ingresar los montos con las OTs de la misma delegación u otras. Cabe indicar que el acceso a las OTs depende del perfil de configuración del aprobador:
Para cualquiera de los casos una vez realizado los pasos de asociación y distribución, se procede a realizar la APROBACIÓN de acuerdo a los flujos:
FACTURA ASOCIADA A UNA ORDEN DE COMPRA
Con Presupuestos: Las ordenes de Compra pueden estar asociadas a una tarea o proyecto ( presupuesto), si tenemos que realizar la distribución de factura asociada a un pedido de compra, vamos a proceder con los siguientes pasos:
1.Siempre es la primer acción a realizar, presionar el botón de ASOCIAR
2. Para empezar debemos marcar el número de documento que vamos asociar, en este ejemplo solo hay uno pero pueden aparecer varios pedidos para un solo proveedor, en cuyo caso es importante saber a que documentos asociar:
3. Luego se asocia la Orden de Compra ( de acuerdo a la cantidad recepcionada) con la Factura
4. Para dejar distribuida mi Orden de Compra tal cual simplemente presionamos las flechas dobles en verde:
O para redistribuir marcamos el cuadrado en blanco y se abren los diferentes proyectos con sus tareas, de acuerdo al perfil del aprobador se visualizaran los accesos a proyectos:
Sin Presupuestos: Para la distribución de Facturas asociadas a Ordenes de Compra que no se encuentra asociadas a proyectos ( presupuestos) vamos a tener que distribuir a nivel de OTs
1.Recordar que siempre se debe ingresar con el botón ASOCIAR
2.Lo primero que realizaremos es elegir el o los documentos de acuerdo al número de documento y el importe de mi factura
3. El siguiente paso es ASOCIAR el monto de mi orden de compra, para ello vamos a ingresar la cantidad recepcionada para que el importe sea el importe que solicita la factura
4. Finalmente para la distribución de nuestra Orden de Compra podemos dejarlo tal cual llega desde nuestras recepciones de Orden de Compra, en cuyo caso se debe presionar el ícono de flechas en verde:
O si necesitamos redistribuir para ese caso, vamos a marcar el cuadrado en blanco, con ello tendremos las opciones de OT distintas a las que vamos a ingresar las líneas de nuestra nueva distribución:
Cuando realicemos la distribución al grabar siempre pide la confirmación:
Para luego proceder con el flujo de APROBACIONES
